Objectif :

Couramment, de nombreux documents sont envoyés en masse à l’ensemble des enseignants, par divers interlocuteurs (CPC, inspectrices/teurs,…).

Si elle est simple, cette pratique ne devrait plus être de mise en 2022 car elle a de nombreux effets négatifs :

• Surutilisation des ressources informatiques (bande passante, espaces de stockage serveur de messagerie).
• Contribution à la saturation des boites mails des utilisateurs.
• Emissions de CO2

Depuis quelques mois, l’Education Nationale a mis à disposition la plateforme apps.edu. Celle-ci propose un outil « Nuage » similaire à des solutions de « Drive » en ligne proposé par les principales plateformes en ligne.

Le présent document vise rendre explicite et simple une première utilisation de cette plateforme pour remplacer l’envoi d’un document en pièce jointe par sa mise à disposition sur Nuage.

Mode opératoire

Ouvrir l’adresse :

https://apps.education.fr

Cliquer sur le bouton permettant de s’authentifier avec les identifiants « Education nationale » :

Choisir son guichet d’authentification (1) puis valider (2) :

Renseigner son identifiant et mot de passe (1), puis valider (2)

Cliquer sur « Accéder au portail personnel » :

La page du portail s’ouvre sur « MON ESPACE ».

A la première connexion, la page doit être vide ou proposer quelques applications par défaut.

Cliquer sur l’onglet « APPLICATIONS » :

Là, descendre dans la page jusqu’à trouver l’application de partage de fichiers « Nuage » (type google drive) et cliquer sur « Ouvrir l’application » :

L’application s’ouvre, avec la vue « Tous les fichiers » (1).

Il est possible de créer un nouveau dossier pour ranger les futurs fichiers, en cliquant sur le bouton (+) (2).

Une fois le dossier créé, un nouveau fichier peut être mis en ligne soit en cliquant sur le bouton (+), soit en faisant un « glisser/déposer » depuis l’explorateur de fichier de son ordinateur :

Pour partager le fichier, il faut alors cliquer sur l’icône idoine :

Un volet apparait alors à droite de l’écran (1).

Cliquer sur le bouton (+) situé à côté du libellé « Lien de partage » permet de créer le lien de partage :

Ce lien est automatiquement copié dans le presse-papier de l’ordinateur :

Il suffit alors de l’insérer dans l’email, au lieu d’insérer la pièce jointe.

Bonne pratique :

Il est conseillé de supprimer les documents lorsqu’ils ont atteint leur date de fin d’intérêt (ex : créer un répertoire « documents Année X » supprimé en septembre X+2.

Merci de votre attention, et bonne utilisation.